Siga o passo a passo abaixo para criar uma automação no Flow:

A automação serve para executar ações automáticas dentro do fluxo, facilitando o processo e reduzindo tarefas manuais.

Qual a diferença entre automação e regras? 

A principal diferença é que as regras funcionam dentro dos formulários, controlando o que aparece ou não (campos, grupos, botões). E as automações atuam diretamente na tarefa (o “card” do flow), realizando ações automáticas como mover etapas, alterar nome, adicionar responsáveis, entre outras.

Explicando de forma prática:

Regra → controla o formulário
Exemplo: mostrar um campo só se a resposta for “Sim”

Automação → executa ações na tarefa
Exemplo: quando criar a tarefa, mudar o nome automaticamente ou mover de etapa

1. Para configurar as regras de automação, ou seja, qual o comportamento que as tarefas deverão ter ao concluir uma etapa entre outras regras, você irá, na tela principal do Kanban, clicar em Configurações (ícone de engrenagem canto direito superior da tela) e depois em "Automações".

2. Siga as instruções da tela para criaruma nova automação.

3. Escolha um evento e a ação que ele irá executar.

Exemplos de eventos (Sempre que):

• Uma tarefa entra em uma etapa: a tarefa chegou em “A fazer”.
• Uma tarefa é criada: alguém abriu uma nova solicitação.
• Uma atividade é recorrente: tarefa que acontece todo mês automaticamente.
• Um campo é atualizado: alguém finalizou um "check list" .

Exemplos de ações (Faça isso):

• Definir responsável: Atribui automaticamente para alguém.
• Definir prazo (SLA): Coloca uma data limite.
• Mover uma tarefa: Avança ou retorna de etapa.
• Criar uma tarefa: Gera outra tarefa automaticamente.
• Alterar um campo do formulário: Preenche ou muda alguma informação.
• Enviar uma mensagem: Notifica alguém (interno ou cliente).

Observação: Você poderá “Configurar condições” que restringem/direcionam a aplicação do evento a ser automatizado a partir de regras configuráveis.

Ao configurar uma automação com evento de entrada em etapa, você pode escolher exatamente em qual flow e em qual etapa ela vai acontecer, podendo usar o próprio flow ou até outro. Também é possível adicionar condições com base nas respostas dos formulários, deixando a automação mais inteligente, parecida com as regras, mas o ideal é começar pelas automações mais simples.

Automação de movimentos de tarefa e erros comuns 

A automação de movimentação de tarefas pode falhar quando tenta executar uma ação sem que todos os requisitos estejam completos. Os erros mais comuns acontecem por campos obrigatórios não preenchidos ou por bloqueios configurados na etapa.

Um ponto essencial é o gatilho da automação: ele deve ser a última ação realizada. Isso garante que todas as informações já estejam preenchidas antes da tarefa ser movida automaticamente.

Quando ocorre erro, o próprio sistema indica o motivo, permitindo identificar e corrigir rapidamente o que está impedindo a execução.