O módulo Documentos permite que a administradora gerencie todos os documentos disponibilizados aos condôminos e ao síndico.
Por meio do módulo é possível publicar novos documentos, organizar arquivos em categorias, definir quem poderá acessá-los, enviar notificações aos usuários e acompanhar o engajamento das publicações, verificando quem recebeu, visualizou e realizou o download dos documentos.
Além disso, a tela de Documentos no dashboard da administradora funciona como um atalho para o gerenciamento das publicações, permitindo acessar rapidamente os documentos de um condomínio sem a necessidade de trocar o portal constantemente.
Como acessar os documentos?
- Acesse o Portal da Administradora e faça login.
- No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem.
- Selecione o condomínio desejado na lista.
- A tela será aberta inicialmente na aba Cadastros, altere para a aba Documentos.
- Nesta tela, você poderá visualizar todas as categorias (ou pastas) e documentos já publicados para o condomínio selecionado.
Como publicar um novo documento?
- No módulo Documentos, clique em + Novo documento.
- Preencha as informações da publicação:
- Nome do documento;
- Data do documento;
- Descrição (opcional);
- Arquivo que será anexado;
- Tipo do documento (categoria em que ele será publicado).
- Defina o Nível de acesso do documento:
- Todos;
- Perfil de morador;
- Somente conselho e colaboradores;
- Somente síndico;
- Divisão específica;
- Usuário específico.
- Caso deseje avisar os usuários sobre a nova publicação, habilite a opção de envio de notificação.
- Salve a publicação.
Após a publicação, o documento ficará disponível para os usuários que possuem permissão de acesso.
Como acompanhar o envio e a visualização dos documentos?
Para acompanhar o engajamento dos usuários:
- Acesse a categoria onde o documento está publicado.
- Clique em Exibir (Ícone de lupa) documento.
- Serão apresentadas as informações da publicação, incluindo:
- Quem recebeu o documento;
- Quem visualizou;
- Quem realizou o download;
- Quem ainda não acessou a publicação.
Essas informações permitem acompanhar o alcance e o engajamento dos usuários com os documentos publicados.
Opções disponíveis para documentos publicados
Em Opções do documento, é possível:
- Fazer o download do arquivo publicado;
- Editar as informações do documento: Alterar o nome da publicação, Modificar o nível de acesso;
- Remover o documento;
- Imprimir as informações da publicação;
- Realizar um novo envio da notificação para os usuários que ainda não receberam ou visualizaram o documento.
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