Ao acessar o menu Administração > Administradoras, o sistema abrirá o cadastro da administradora. Alguns dados já virão previamente preenchidos com informações existentes no sistema. Os demais campos deverão ser configurados conforme a necessidade.
Certificado Digital
Certificado Digital
Neste campo deve ser inserido o Certificado Digital A1 da administradora.
Finalidade do certificado
O certificado será utilizado para:
• Validar a emissão das NFSe (Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas)
• Garantir o envio e a autenticação conforme as exigências da prefeitura de sua cidade
Recomendação
• Certifique-se de utilizar um certificado A1 válido e atualizado
• O arquivo deve estar no formato adequado.
• É necessário inserir também a senha do certificado para ativação dentro do sistema
Parâmetros Fiscais
Os Parâmetros Fiscais são configurações essenciais para que a administradora realize corretamente o envio de informações ao governo e a emissão das NFSe (Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas).
A seguir, veja como preencher cada campo:
1. REINF
O campo REINF identifica o responsável por assinar e enviar os dados da administradora para a EFD-Reinf.
• Na maioria dos casos, o campo já estará preenchido automaticamente.
• Caso esteja vazio, é obrigatório selecionar o cadastro da pessoa física responsável pelo envio.
Atenção
Para ser aceito pela RFB (Receita Federal do Brasil), o cadastro desse responsável deve conter:
• Telefone
• Endereço completo
• E-mail válido
2. NFSe
Enquadramento
Informe o regime tributário da administradora. As opções são:
• Simples Nacional
• Lucro Real
• Lucro Presumido
Essa informação deve ser confirmada com o contador da empresa.
CNAE
Preencha com o CNAE utilizado no CNPJ da administradora, que servirá como base para a emissão da NFSe. Geralmente corresponde ao CNAE principal do cadastro.
Alíquota de ISS
Este campo só fica disponível quando a administradora está enquadrada no Simples Nacional.
• Deve ser preenchido conforme orientação do contador.
• Importante: A alíquota pode variar mensalmente, de acordo com a faixa de faturamento da empresa.
• Por isso, é necessário atualizar o valor antes de emitir novas NFSe, garantindo que a alíquota esteja correta de acordo com o mês vigente.
Configuração Contábil
Nesta tela você deve definir qual Plano de Contas da administradora será utilizado.
É com base nesse plano que o sistema irá calcular e registrar as receitas e despesas da administradora.
Além disso, você deverá configurar como será tratado o formato de retenção de impostos no Contas a Pagar.
Retenção de Impostos (Contas a Pagar)
O sistema oferece dois modos para contabilização das retenções:
Opção 1: Contabilizar o imposto em conta própria
Neste formato, o sistema utiliza as contas de impostos cadastradas em:
Plano de Contas > Contas Especiais
Quando uma despesa sofre retenção, cada parte é lançada em sua conta específica.
Exemplo:
• Uma empresa prestou serviço de limpeza.
• Houve retenção de INSS.
• O sistema lança:
• A despesa em Limpeza.
• O imposto na conta específica de INSS (ou a conta definida nas Contas Especiais).
Uso indicado: Para administradoras que desejam separar claramente despesas e impostos em contas diferentes.
Opção 2: Contabilizar o imposto na mesma conta da despesa
Neste formato, o sistema utiliza a própria conta contábil da despesa para registrar os impostos retidos.
Exemplo:
• Uma empresa prestou serviço de Jardinagem.
• Houve retenção de PIS/COFINS/CSLL.
• O sistema lança:
• Tanto o valor da despesa
• Quanto o valor retido na conta de Jardinagem
Uso indicado: Para administradoras que preferem manter tudo consolidado na conta da própria despesa.
2. Guia do ISS
Nessa configuração, você define como o sistema irá gerar as guias de ISS dos documentos fiscais.
Unificada
• Todos os documentos fiscais são agrupados em uma única guia.
• Facilita um pagamento único mensal.
Individualizada
• Cada documento fiscal gera sua própria guia.
• Preferido quando é necessário o recolhimento individual documento a documento.
Parametrização de Serviços
Após cadastrar e categorizar corretamente todos os serviços em Faturamento > Serviços, é necessário definir como essas receitas serão contabilizadas na administradora.
1. Definir Conta Contábil e Centro de Custos
Para cada serviço da listagem, você deverá selecionar:
• Conta Contábil em que a receita será registrada
• Centro de Custos correspondente
Essas configurações determinam onde cada receita será lançada dentro da estrutura financeira da administradora.
2. Configurar o Sistema de Comissionamento
Ao lado de cada serviço, será necessário definir também como funcionará o sistema de comissionamento. As opções incluem:
Critério de vencimento da comissão
• No próprio mês
• No mês seguinte
Essa escolha indica em qual competência o sistema deve considerar o vencimento da comissão.
Data de pagamento da comissão
Informe a data em que a comissão deve ser paga para que o sistema possa:
• Identificar o período correto,
• Gerar automaticamente o lançamento no Títulos a Pagar após a apuração.
Importante
Mesmo que a administradora ainda não utilize um sistema formal de comissionamento, é necessário preencher essas informações. Elas definem o padrão de operação do sistema e são essenciais para o correto funcionamento da rotina de apuração e geração dos lançamentos.
Habilitar NFSe
Após a liberação do módulo, nossa equipe entrará em contato para solicitar os dados específicos exigidos pela sua prefeitura, necessários para configurar a emissão automática das NFSe (Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas).
Essas informações podem variar conforme o município e, em alguns casos, podem exigir ajustes ou novas implementações ainda não disponíveis no sistema.
Todo o processo será acompanhado de perto pela nossa equipe, que prestará suporte total até que a conexão esteja configurada e operando corretamente.